Plan ciągłości działania firmy – dlaczego warto go stworzyć?

Ostatnia aktualizacja 27 maja 2024 przez Redakcja

Każdemu przedsiębiorcy zależy, aby jego firma działała sprawnie i zgodnie z założeniami biznesowymi. Jednak sytuacje kryzysowe są nieuniknione i z czasem każde przedsiębiorstwo napotka mniejsze lub większe problemy, stąd też istotne jest opracowanie BCP. Zarządzanie ciągłością działania jest niezwykle istotnym aspektem dla prawidłowego i sprawnego funkcjonowania całej organizacji.

Czym jest plan ciągłości działania firmy?

Plan ciągłości działania, w skrócie BCP to dokument, który określa procedury, dotyczące reagowania na sytuacje kryzysowe. Innymi słowy, jest to spis działań, mających na celu szybkie przywrócenie prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa w sytuacji nieplanowanych zakłóceń. Plan BCP zabezpiecza firmę pod względem biznesowym, finansowym, współpracy, jak również wewnętrznych procedur. Zawiera najważniejsze informacje oraz instrukcje, jak należy postępować w nagłych i nieprzewidzianych sytuacjach. 

Dlaczego jest to istotne narzędzie zarządzania ryzykiem każdej firmy?

Proces tworzenia planu ciągłości działania firmy pozwala odkryć luki i niedociągnięcia w systemie, dzięki czemu w efektywniejszy sposób można przygotować się na wystąpienie niepożądanych zdarzeń. Zwiększa to zdolność przedsiębiorstwa do skutecznego wdrożenia stosownych procedur podczas występowania zakłóceń, jednocześnie w pełni kontrolując ryzyko.

Plan ciągłości działania pozwala w szybki i optymalny sposób reagować na wszelkie zagrożenia lub nieprawidłowości. Przekłada się to na sprawne działanie całego przedsiębiorstwa, bez obaw o długie przestoje. Dodatkowo plan BCP zwiększa odporność na ataki i ogranicza straty finansowe. Zmniejsza koszty pośrednie i bezpośrednie, związane z wystąpieniem zdarzenia kryzysowego.

Plan ciągłości działania ma również swoje przełożenie w aspekcie prawnym, gdyż skuteczna i szybka reakcja ogranicza występowanie zdarzeń niepożądanych, które w konsekwencji mogłyby wymagać interwencji prawników. Warto mieć na uwadze, że każdy kryzys wywołuje niepokój zarówno wśród pracowników, jak i kontrahentów. W skrajnych przypadkach może on prowadzić do paraliżu całego przedsiębiorstwa, co negatywnie oddziałuje na wizerunek i wiarygodność firmy. Opracowanie stosownego planu przekłada się na zwiększenie zaufania względem przedsiębiorstwa i dostarcza większej pewności jego odpowiedniego przygotowania na każdą ewentualność. 

Jakie są rodzaje zagrożeń, które mogą zakłócić działalność firmy?

Mianem kryzysu określa się każde niepożądane lub nieprzewidziane zdarzenie, mające negatywny wpływ na stabilność i bezpieczeństwo danego przedsiębiorstwa. Do najczęściej występujących kryzysów można zaliczyć:

1. Kryzys finansowy

Występuje w sytuacji, kiedy dane przedsiębiorstwo ma problem z wypłacalnością, czyli jest winna znacznie więcej pieniędzy, niż posiada na dany moment. Kryzys finansowy negatywnie oddziałuje na relacje z partnerami biznesowymi oraz kontrahentami. Wzbudza także niepokój wśród kadry pracowniczej. 

2. Kryzys w logistyce

Odpowiednie zarządzenie przedsiębiorstwem jest niezwykle ważne z perspektywy jego prawidłowego funkcjonowania. Niedociągnięcia, błędy lub przeoczenia będą skutkować wystąpieniem kryzysu, który może znacząco zakłócić działanie przedsiębiorstwa. 

3. Kryzys organizacyjny 

Z tego rodzaju kryzysem mamy do czynienia w sytuacji, gdy świadome zachowanie kadry kierowniczej skutkuje negatywnymi konsekwencjami dla kontrahentów, klientów czy pracowników. W sytuacji, kiedy takie zdarzenie zostanie upublicznione, wówczas firma naraża się na straty wizerunkowe oraz finansowe. 

4. Kryzys systemu

Nieprawidłowości w działaniu systemu czy aplikacji mogą przekładać się na zakłócenia w płynności pracy pracowników, co wiąże się z koniecznością przestojów. Wszelkiego rodzaju awarie, cyberataki czy naruszenia bezpieczeństwa, mogą negatywnie oddziaływać na prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. 

Jakie są korzyści płynące z posiadania planu zarządzania ciągłością działania?

Opracowanie BCP ma wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Do najważniejszych zalet można zaliczyć:

• rozpoznawanie zagrożenia i ustalenie priorytetów;
• natychmiastowe podjęcie optymalnych działań w chwili wystąpienia sytuacji kryzysowej;
• monitorowanie działań w sytuacji kryzysowej;
• zminimalizowanie ryzyka strat;
• zwiększenie zdolności do przywrócenia prawidłowego funkcjonowania firmy.

Jak powinien wyglądać proces tworzenia planu zarządzania ciągłością działania?

Tworzenie planu zarządzania ciągłością działania firmy opiera się na kilku krokach:

Krok 1 – określenie celów 

Każda z firm musi opracować strategiczne cele zgodne z oceną ryzyka dla jej działalności.

Krok 2 – utworzenie zespołu krytycznego

To wyłonienie lidera oraz podlegających mu osób, które będą odpowiedzialne za wdrożenie strategicznych działań w chwili wystąpienia kryzysu.

Krok 3 – analiza ryzyka

Obejmuje analizę potencjalnego zagrożenia dla konkretnego przedsiębiorstwa, jak również opracowanie optymalnych rozwiązań w chwili ich wystąpienia. 

Krok 4 – identyfikacja podstawowych funkcji

Jest to niezbędne minimum, aby przedsiębiorstwo mogło utrzymać się na rynku, przy założeniach strategii sprzedażowej oraz marketingowej. 

Krok 5 – analiza BIA

Wykonanie analizy wpływu biznesowego (BIA) dostarcza niezbędnych informacji dotyczących ustaleń z zakresu odporności oraz ciągłości działania organizacji.

Krok 6 – testy 

Po stworzeniu planu, należy poddać go odpowiednim testom, aby zyskać pewność jego poprawności i skuteczności.  

Dlaczego taki plan musi być regularnie aktualizowany i testowany? 

Przemyślana i odpowiednio skonstruowana strategia to fundament dobrego BCP. Jednak w praktyce może okazać się, że pewne jego części nie zadziałały poprawnie i wymagają modyfikacji. Stąd też po sporządzeniu dokumentu koniecznie należy przeprowadzić testy. Wskazane jest wdrożenie systematycznych symulacji, na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowych. Takie działanie pozwoli na wychwycenie nieścisłości bądź punktów, które wymagają wdrożenia modyfikacji. Warto również uwzględnić dynamikę zmian oraz szersze perspektywy handlowe czy finansowe, one również podlegają nieustannym transformacjom. Stąd też istotne jest, aby na bieżąco wdrażać niezbędne aktualizacje. Pozwoli to na optymalne zabezpieczenie przedsiębiorstwa. 

Opracowanie odpowiedniej strategii BCP zabezpiecza firmę przed poważnymi konsekwencjami. Warto zatem wdrożyć przemyślany plan ciągłości działania, aby mieć pewność, że w chwili kryzysu firma nie będzie narażona na poważne konsekwencje.

Artykuł Partnera