Kto może pracować zdalnie?

Praca zdalna na stałe została wprowadzona do Kodeksu pracy w 2023 roku, ale nie każdemu pracownikowi przysługuje w takim samym zakresie. W praktyce prawo do pracy zdalnej mają wybrane grupy pracowników, którym nie można odmówić takiego wniosku – o ile charakter wykonywanych obowiązków na to pozwala. Pozostali zatrudnieni mogą korzystać z tzw. pracy zdalnej okazjonalnej, jednak na innych zasadach i w ograniczonym wymiarze.

Warto znać te różnice, ponieważ uprawnienia w tym zakresie nie tylko chronią niektórych pracowników, ale też nakładają konkretne obowiązki na pracodawcę.

Praca zdalna nieodwołalna – komu przysługuje bez prawa odmowy?

Nieodwołalne prawo do pracy zdalnej oznacza, że pracodawca nie może odrzucić wniosku pracownika, jeśli spełnione są ustawowe warunki. Dotyczy to trzech głównych grup zawodowych.

Kobiety w ciąży

Pracownica w ciąży ma prawo do pracy zdalnej na wniosek, którego pracodawca nie może odrzucić, o ile rodzaj wykonywanej pracy umożliwia realizowanie obowiązków na odległość.
To rozwiązanie ma chronić zdrowie kobiety i dziecka oraz zapewnić bezpieczeństwo w środowisku pracy.

Rodzice dzieci do 4. roku życia

Prawo do pracy zdalnej przysługuje również rodzicom wychowującym dziecko do ukończenia przez nie czterech lat. W tym przypadku również kluczowy jest charakter pracy – jeśli obowiązki można wykonywać z domu, pracodawca nie może odmówić.
Rozwiązanie to ułatwia godzenie życia zawodowego z rodzinnym, zwłaszcza w pierwszych latach opieki nad dzieckiem.

Osoby sprawujące opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny

Trzecią grupą są pracownicy sprawujący opiekę nad osobą z niepełnosprawnością – zarówno nad członkiem najbliższej rodziny, jak i domownikiem. Warunkiem jest posiadanie przez tę osobę orzeczenia o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności.
W takich przypadkach wniosek o pracę zdalną również nie może być odrzucony, jeśli praca może być wykonywana w trybie zdalnym.

Dodatkowe przypadki – dzieci z chorobami i orzeczeniami

Ustawodawca przewidział również sytuacje, w których rodzice dzieci z ciężką chorobą lub niepełnosprawnością mają takie samo prawo jak wyżej wymienione grupy.
Dotyczy to przypadków, gdy dziecko:

• ma orzeczenie o niepełnosprawności,
• lub cierpi na nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu.

Wówczas pracodawca również nie może odmówić pracy zdalnej, o ile pozwala na to charakter obowiązków. To wsparcie dla rodziców, którzy muszą łączyć opiekę nad dzieckiem z aktywnością zawodową.

Praca zdalna okazjonalna – dla kogo i na jakich zasadach

Poza grupami uprzywilejowanymi, każdy inny pracownik zatrudniony na umowie o pracę może skorzystać z tzw. pracy zdalnej okazjonalnej.

Ten rodzaj pracy różni się jednak od stałej pracy zdalnej:

• można z niej korzystać maksymalnie przez 24 dni w roku,
• wymaga złożenia wniosku do pracodawcy,
• pracodawca może odmówić, uwzględniając swoje potrzeby i charakter pracy,
• pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów ani zapewniania sprzętu.

To elastyczne rozwiązanie, które może być przydatne np. w sytuacjach losowych, gdy pracownik potrzebuje kilku dni pracy z domu z powodów osobistych.

Po złożeniu wniosku, decyzja o zgodzie lub odmowie zależy wyłącznie od pracodawcy. W praktyce wielu przedsiębiorców wykazuje jednak elastyczność, traktując pracę zdalną okazjonalną jako benefit.

Kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną

Nie zawsze inicjatywa musi wychodzić od pracownika. W określonych przypadkach pracodawca sam może polecić wykonywanie pracy zdalnej, jednak tylko w sytuacjach wyjątkowych.

Dotyczy to przede wszystkim:

• stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii,
• stanu nadzwyczajnego,
• sytuacji, gdy nie można zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – np. w wyniku pożaru lub zalania miejsca pracy.

Polecenie pracy zdalnej może obowiązywać także do 3 miesięcy po odwołaniu stanu nadzwyczajnego lub epidemicznego.

Taka możliwość została wprowadzona po doświadczeniach z pandemii COVID-19, kiedy praca zdalna stała się koniecznością dla milionów pracowników.

Praca zdalna a charakter wykonywanej pracy

We wszystkich przypadkach kluczowym kryterium jest możliwość wykonywania obowiązków zdalnie. Jeśli charakter pracy tego nie umożliwia – np. w przypadku prac fizycznych, obsługi maszyn czy bezpośredniej obsługi klienta – wniosek o pracę zdalną może zostać odrzucony.

Dlatego prawo do pracy zdalnej nie jest absolutne, a decyzja o jej przyznaniu zależy od realnej możliwości wykonywania zadań poza siedzibą firmy.

Kto realnie skorzysta na pracy zdalnej?

W praktyce z prawa do pracy zdalnej najczęściej korzystają osoby zatrudnione w zawodach biurowych i usługowych, np. księgowi, specjaliści HR, informatycy, pracownicy administracji, marketingu czy obsługi klienta.

Dla pracodawców wdrożenie takiego modelu pracy oznacza również korzyści – mniejsze koszty utrzymania biura i większą satysfakcję pracowników.

Praca zdalna w praktyce – elastyczność, ale też obowiązki

Choć praca zdalna daje większą elastyczność i ułatwia łączenie obowiązków zawodowych z prywatnymi, to wiąże się również z odpowiedzialnością.
Zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą przestrzegać zasad bezpieczeństwa danych, ustaleń dotyczących czasu pracy i raportowania wyników.

Dobrze opracowane zasady pracy zdalnej stają się dziś standardem w wielu firmach – a znajomość swoich praw pozwala pracownikom skutecznie z nich korzystać.