Jaka faktura na ryczałcie?

Wielu początkujących przedsiębiorców decyduje się na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ze względu na prostotę tej formy opodatkowania i atrakcyjne stawki podatku. Wraz z wyborem tej formy rozliczeń pojawiają się jednak pytania natury praktycznej – jedno z najczęstszych brzmi: jaka faktura na ryczałcie? Czy różni się ona od zwykłej faktury VAT? Czy trzeba ją wystawiać w każdym przypadku? I co musi zawierać, by była zgodna z przepisami?

Choć ryczałtowiec nie rozlicza VAT-u (z wyjątkiem tych, którzy są czynnymi podatnikami VAT), obowiązek dokumentowania sprzedaży nadal istnieje. W tym artykule wyjaśniam, jak powinna wyglądać faktura wystawiana przez podatnika rozliczającego się ryczałtem, kiedy należy ją wystawić, a kiedy można tego uniknąć.

Kim jest ryczałtowiec i kiedy musi wystawiać faktury?

Ryczałtowiec to przedsiębiorca, który wybrał opodatkowanie swoich przychodów według ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, co oznacza, że nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu. Podatek obliczany jest wyłącznie od uzyskanego przychodu według jednej ze stawek – w zależności od rodzaju działalności (np. 3%, 8,5%, 12%, 15%, 17%).

Ryczałtowiec nie ma obowiązku wystawiania faktury na każde żądanie, ale:

• musi to zrobić, jeśli nabywca jest firmą (czyli przedsiębiorcą) – wtedy faktura jest obowiązkowa,
• jeśli nabywca jest osobą fizyczną, faktura musi być wystawiona tylko na jego wyraźne żądanie,
• żądanie wystawienia faktury może być zgłoszone do 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż.

Warto pamiętać, że nawet jeśli podatnik nie jest VAT-owcem, może być zobowiązany do wystawiania faktur bez VAT – co często nazywa się „fakturą uproszczoną” lub po prostu „fakturą bez VAT”.

Jaka faktura na ryczałcie – obowiązkowe elementy

Ryczałtowiec, który nie jest VAT-owcem, wystawia fakturę bez podatku VAT. Taka faktura musi spełniać określone wymogi formalne, które wynikają z ustawy o podatku dochodowym oraz ustawy o rachunkowości.

Na fakturze powinny znaleźć się następujące dane:

• data wystawienia faktury,
• numer faktury (ciągła numeracja),
• imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy (czyli Twoja firma),
• adres sprzedawcy,
• NIP sprzedawcy,
• imię i nazwisko lub nazwa nabywcy (klienta),
• adres nabywcy,
• NIP nabywcy (jeśli to firma),
• nazwa towaru lub usługi,
• ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa,
• kwota należności ogółem (do zapłaty),
• adnotacja „nie podlega VAT” lub „zwolniony z VAT” – jeśli sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT,
• forma płatności (gotówka, przelew, karta),
• termin płatności (opcjonalnie).

Nie trzeba natomiast wykazywać stawek VAT, kwot netto i VAT osobno – ponieważ podatek nie występuje w ogóle w rozliczeniu.

Jeśli natomiast ryczałtowiec jest czynnym podatnikiem VAT, to wystawia standardową fakturę VAT – z wyszczególnionym podatkiem, stawkami, kwotą netto i brutto.

Przykład faktury bez VAT dla ryczałtowca

Aby rozwiać wątpliwości, oto uproszczony przykład faktury wystawianej przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą na ryczałcie, bez VAT:

Faktura nr 12/2025
Data wystawienia: 31.05.2025

Sprzedawca:
Anna Kowalska
ul. Kwiatowa 5, 00-123 Warszawa
NIP: 1234567890

Nabywca:
Jan Nowak
ul. Leśna 10, 00-321 Warszawa
NIP: 0987654321

Opis usługi: Projekt graficzny logo
Ilość: 1
Cena jednostkowa: 500,00 zł

Do zapłaty: 500,00 zł

Sprzedaż zwolniona z VAT

Płatność: przelew, do 7 dni od wystawienia faktury

Taka faktura w zupełności spełnia wymogi formalne i może zostać zaksięgowana zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę.

Czy ryczałtowiec musi korzystać z KSeF?

Od 2024 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla niektórych grup podatników VAT został już wprowadzony, natomiast ryczałtowcy zwolnieni z VAT-u nie są zobowiązani do korzystania z tego systemu aż do momentu wejścia w życie obowiązku ogólnego (co planowane jest najwcześniej na 2026 rok).

Co to oznacza w praktyce?

• Ryczałtowiec nie musi wystawiać faktur przez KSeF,
• może korzystać z tradycyjnych metod (PDF, Excel, program księgowy),
• faktury mogą być drukowane lub przesyłane elektronicznie,
• ważne jest, by zachować kopie faktur przez minimum 5 lat.

Jeśli jednak ryczałtowiec jest VAT-owcem, od 2025 będzie musiał korzystać z KSeF.

Jak faktura wpływa na rozliczenie podatku ryczałtowego?

W przypadku ryczałtu podatnik nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu, dlatego dane z faktur służą wyłącznie do:

• ewidencji przychodów,
• kontroli,
• rozliczeń z kontrahentami,
• zestawienia przychodów do urzędu skarbowego.

To oznacza, że istotna jest kwota przychodu, która wynika z faktur sprzedażowych. Wartość ta jest podstawą opodatkowania według odpowiedniej stawki ryczałtu.

Dla celów rozliczeniowych konieczne jest także prowadzenie ewidencji przychodów, ale nie trzeba prowadzić pełnej księgi przychodów i rozchodów.

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury?

Istnieją sytuacje, w których ryczałtowiec nie musi wystawiać faktury, nawet jeśli doszło do transakcji:

• sprzedaż na rzecz osób fizycznych bez żądania faktury,
• działalność drobna lub okazjonalna (np. sprzedaż rzeczy używanych prywatnych),
• niektóre usługi nierejestrowane (np. w przypadku działalności nierejestrowanej, limitowanej do 75% minimalnego wynagrodzenia).

Należy jednak zawsze pamiętać, że prowadzenie działalności gospodarczej wymaga ewidencjonowania przychodów, a na żądanie klienta fakturę trzeba wystawić nawet wtedy, gdy nie jesteś VAT-owcem.

Czym różni się rachunek od faktury na ryczałcie?

Do końca 2013 roku przedsiębiorcy niebędący VAT-owcami mogli wystawiać rachunki zamiast faktur, jednak od 1 stycznia 2014 obowiązuje zasada: każdy przedsiębiorca wystawia faktury, nawet jeśli nie jest VAT-owcem.

Termin „rachunek” przestał mieć praktyczne znaczenie w obrocie gospodarczym. Obecnie wszystkie dokumenty sprzedażowe muszą być wystawione jako faktura, niezależnie od tego, czy zawierają VAT.

Czy można wystawiać faktury z aplikacji mobilnych?

Tak, ryczałtowcy mają dużą swobodę w zakresie wystawiania faktur. Popularne narzędzia umożliwiają szybkie tworzenie faktur, np.:

• aplikacje mobilne do fakturowania (np. iFirma, FakturaXL, Melpe, InFakt),
• szablony w Excelu lub Google Sheets,
• systemy do prowadzenia księgowości online.

Najważniejsze, by faktura zawierała komplet wymaganych danych i była przechowywana w sposób umożliwiający jej udostępnienie w razie kontroli.

Na co uważać wystawiając fakturę na ryczałcie?

Nieprawidłowo wystawiona faktura może narazić podatnika na:

• nieuznanie przychodu przez urząd,
• konieczność korygowania dokumentów,
• zarzut ukrywania dochodów (np. gdy brak numeracji),
• karę za brak dokumentu lub błędne dane kontrahenta.

Dlatego warto pamiętać o kilku zasadach:

• prowadź ciągłą numerację faktur (np. 001/2025, 002/2025…),
• sprawdzaj dane kontrahenta (zwłaszcza NIP),
• nie wpisuj VAT, jeśli nie jesteś jego podatnikiem,
• nie używaj terminu „rachunek” – lepiej zawsze napisać „faktura”.

Faktury na ryczałcie – prosta formalność, ale z zasadami

Ryczałt to forma opodatkowania, która upraszcza rozliczenia i zwalnia z prowadzenia pełnej księgowości, ale nie z obowiązków dokumentacyjnych. Odpowiedź na pytanie „jaka faktura na ryczałcie?” brzmi: prosta, ale zgodna z przepisami.

Prawidłowo wystawiona faktura to dowód legalnej sprzedaży i zabezpieczenie interesów obu stron transakcji – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Nawet jeśli jesteś poza VAT-em, Twoje faktury powinny zawierać wszystkie istotne dane, zgodnie z przepisami.

W razie wątpliwości zawsze warto skorzystać z pomocy biura księgowego lub aktualnych interpretacji podatkowych, zwłaszcza że przepisy w zakresie ewidencji i fakturowania ulegają stopniowym zmianom.