Dane do faktury

Moment wystawienia faktury jest raczej zawsze pozytywną informacją dla przedsiębiorcy, ale początkujące osoby mogą mieć wątpliwości jakie dane są potrzebne do faktury. Faktury nie zawsze są konieczne choćby w przypadku osób prywatnych, które to zazwyczaj otrzymują fakturę na życzenie.

Najpopularniejsze są faktury VAT, ale należy pamiętać, że można być mikroprzedsiębiorcą i korzystać z Podstawy prawnej zwolnienia art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług. Faktura jest dowodem transakcji kupna-sprzedaży i jest wystawiana przez osobę sprzedającą. Jeszcze nie tak dawno była wystawiana jedynie w postaci papierowej, jednak obecnie wiele firm korzysta z faktur elektronicznych, obie wersje mają takie samo umocowanie w prawie. W przypadku wersji elektronicznej nie jest uściślone w jakim formacie pliku powinna być faktura wygenerowana, zwyczajowo jest to .pdf.

Ustawa przewiduje dokładnie jakie dane do faktury są potrzebne, aby dokument był rozpatrywany jako faktura. Faktury wystawia się zawsze w dwóch egzemplarzach, jeden dla osoby wystawiającej oraz drugi dla klienta. Słowo zawsze zostało użyte trochę na wyrost, gdyż w przypadku windykacji wystawiane są 3 faktury.

To nie jest też tak, że faktury można wystawiać dowolnym momencie, przedsiębiorca jest zobowiązany przez prawo do wystawienia faktury do 15 dni od końca miesiąca w którym dokonał sprzedaży.

Jakie dane do faktury są potrzebne?

Dane jakie powinny znaleźć się na fakturze określone są przepisami ustawy o podatku od towarów i usług art. 106e ust. 1.

• Datę wystawienia faktury -tutaj chyba wszystko jest jasne. Datę posiada każdy dokument i jest obligatoryjny aby dokumenty mogły być rozpatrywane przez odpowiednie urzędu. Wiele programów do fakturowania automatycznie wypisuję datę, choć jest możliwość jej zmiany.
• Kolejny numer identyfikujący fakturę – Faktury posiadają numery, które pozwalają zidentyfikować towar lub usługi za które należy się płatność. Jeżeli twoja faktura dla kontrahenta X będzie miała numer 1 i w kolejnym miesiącu dostarczysz kolejną usługę/towar to nowa faktura powinna zostać opatrzona numerem 2. Te dane również wypełniane są przez programy.
• Imiona i nazwiska stron lub nazwy – jeżeli nie wiadomo kto wystawia fakturę i komu ją wystawia to nie ma ona sensu. Dane nabywcy wpisujemy pierwszy raz z palca, później znajdują się wewnątrz programu do fakturowania. Ważne jest, aby się nie pomylić, nawet najmniejsza literówka będzie wymagać korekty.
• Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku – to nic innego jak numer nip czyli numer identyfikujący podatnika.
• Numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi – tutaj również chodzi o numer nip. W przypadku osób prywatnych nie ma konieczności podawania numeru PESEL, choć zawsze jest to bezpieczniejsze rozwiązanie.
• Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty – może zaistnieć sytuacja w której data wykonania usługi będzie inna od daty wystawienia faktury i/lub otrzymania płatności. Wtedy należy uzupełnić fakturę poprawnymi danymi odnośnie obu dat.
• Nazwę usługi/towaru – jako przedsiębiorcy sprzedajemy konkretne towary i usługi. Wszystko da się nazwać w przypadku towarów będzie to np. klawiatura komputerowa w przypadku usług stworzenie strony internetowej. Trudno wyobrazić sobie sytuację w której nie wiadomo, czego dana faktura miałaby dotyczyć.
• Cenę jednostkowo towaru lub usługi bez kwoty podatku – ten punkt ustawy wymaga podania od nas ceny netto sprzedawanego towaru bądź usługi. Kwota netto to ta która nie zawiera podatku Vat.
• Kwoty wszelkich obniżek cen – jeżeli daliśmy upust na nasze towary lub usługi musimy zawrzeć informacje o jego wysokości w cenie jednostkowej netto.
• Stawkę podatku – najważniejsza stawka dla urzędu skarbowego, służy do obliczenia podatku jaki będziemy musieli odprowadzić.
• Kwotę należności ogółem – sumaryczna kwota za wszystkie towary lub usługi zawarte na fakturze wraz z podatkiem Vat
• Sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• Miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres usług – wypełniając fakturę należy podać ilość sprzedanego towaru np. 100 jednostek klawiatur komputerowych. W przypadku usług podaje się ich zakres.

Wyżej wymienione dane muszą się znaleźć na fakturze, aby ta była zgodna z przepisami. Danych do uzupełnienia jest całkiem sporo, ale wraz z upływem czasu i wypełnianiem kolejnych faktur nie powinno stanowić to problemu, zwłaszcza że w internecie jest wiele programów pomagających w całym procesie.

Niemniej zawsze przed ostatecznym wystawieniem faktury, warto sprawdzić dokładność danych w celu uniknięcia konsekwencji albo sporządzania korekty.

Dane do faktury imiennej/na osobę prywatną

Różnice między fakturami dla osób prywatnych a fakturami dla firm są marginalne. Często pojawiającym się pytaniem jest czy na fakturach imiennych mamy obowiązek podawać PESEL w zamian za numer nip. Nie musimy tego robić, jeżeli jednak chcemy to nic nie stoi na przeszkodzie.